מדיניות פרטיות — קופלו (Coflow)

1. מבוא

SheBossIt (Cyprus) Ltd (להלן: "קופלו" או "אנחנו"), המפעילה את פלטפורמת קופלו (Coflow) לניהול השיווק, המכירות והלקוחות של עסקים, מותגים אישיים וסוכנויות (להלן: "הפלטפורמה" או "השירות"), מכבדת את פרטיות המשתמשים והלקוחות שלה ומחויבת להגן על המידע האישי הנאסף אודותיהם. מדיניות פרטיות זו מפרטת כיצד קופלו אוספת, משתמשת, משמרת, חושפת ומגנה על מידע אישי (Personal Data) בעת השימוש בשירות, בהתאם לתקנות הגנת המידע הכלליות של האיחוד האירופי (GDPR) ולהוראות הדין החל.

1.1 שני מעמדות — בקר מידע ומעבד מידע

קופלו פועלת בשני מעמדות שונים ביחס למידע אישי, וחשוב להבחין ביניהם:

• כבקר המידע (Data Controller) — ביחס למידע האישי של בעלי החשבון עצמם (המשתמשים הנרשמים לשירות). מדיניות פרטיות זו עוסקת במעמד זה.
• כמעבד מידע (Data Processor) — ביחס למידע אישי שהלקוחות מזינים לפלטפורמה אודות אנשי הקשר, הנמענים והלידים שלהם. במקרה זה הלקוח הוא בעל מאגר המידע והבקר, וקופלו מעבדת מידע זה בשמו ולפי הוראותיו בלבד. עיבוד זה מוסדר בהסכם עיבוד נתונים (Data Processing Agreement – DPA) נפרד, המהווה חלק מתנאי ההתקשרות, ואינו נשלט על ידי מדיניות פרטיות זו.

2. המידע שאנו אוספים (כבקר מידע)

המידע המפורט בסעיף זה מתייחס למידע שקופלו אוספת במעמדה כבקר המידע — קרי, אודות בעלי החשבון והמבקרים בשירות.

2.1 מידע הנמסר על ידך במישרין

בעת פתיחת חשבון ושימוש בשירות, אנו עשויים לאסוף:

פרטי זהות וקשר: שם מלא, כתובת דואר אלקטרוני, תחום העיסוק, וקישורים לפרופילים ולפלטפורמות המנוהלות.

פרטי התחברות: כתובת דוא"ל וסיסמה, או פרטי חשבון Google במקרה של התחברות באמצעותו.

תכנים וקבצים שאתה בוחר להעלות: חומרי מותג, מדיה לפוסטים, קבצים מצורפים למשימות, תמונות פרופיל, וכן קבצי וידאו ואודיו בנפחים גדולים; מסמכים עסקיים כגון הצעות מחיר ופירוט שירותים; וכן מסמכים אישיים ותכני פודקאסט שבחרת לאחסן בפלטפורמה.

2.2 מידע מחשבונות מחוברים (אינטגרציות)

בכפוף להרשאה שתעניק, ואך ורק בהרשאות קריאה (read-only), אנו מושכים מידע מחשבונות שתבחר לחבר:

אינסטגרם (Instagram) — פרופיל עסקי בסיסי ופוסטים.

יוטיוב (YouTube) — נתוני ערוץ וסטטיסטיקות וידאו.

יומן Google (Google Calendar) — גישת קריאה ליומן וכתובת הדוא"ל של החשבון, והוספת אירועים שנוצרו באמצעות השירות (כגון שיחות שנקבעו ופגישות). קופלו אינה משנה או מוחקת אירועים קיימים.

Zoho Books — גישת קריאה לחשבוניות ואנשי קשר, לצורך התאמת חשבוניות למותגים.

Wix — עבור לקוחות שאתר האינטרנט שלהם בנוי על Wix.

ManyChat — קטלוג האוטומציות של החשבון (שמות התהליכים וכלי הצמיחה), לצורך קישורם למוצרים.

רב מסר (Rav Messer) — המנויים ברשימות שבחרת לחבר, לצורך ייבואם לרשימות הדיוור בקופלו.

ניתן להסיר הרשאות אלו בכל עת.

2.3 פרטי תשלום

פרטי המנוי, סטטוס התשלום ותוכנית השירות. חשוב להבהיר: התשלומים מעובדים באמצעות חברת הסליקה Stripe, ופרטי כרטיס האשראי המלאים אינם נשמרים בשרתי קופלו.

2.4 מידע טכני ועוגיות (Cookies)

הפלטפורמה עושה שימוש בעוגיות ראשוניות (first-party) בלבד, המסווגות כדלקמן:

עוגיות חיוניות (Essential): נדרשות לתפעול השירות, לניהול ההתחברות, לזיהוי סביבת העבודה הנוכחית ולהגנה מפני זיופי בקשה בעת חיבור חשבונות חיצוניים. שימוש זה אינו טעון הסכמה לפי ה-GDPR.

עוגיות פונקציונליות (Functional): שמירת העדפת שפה ואזור זמן לצורך הצגה תקינה.

עוגיית שיוך שותפים (Marketing): עוגייה לזיהוי הקישור השותף שדרכו הגעת (למשך תקופה של 90 יום), לצורך זיכוי שותפים. עוגייה זו אינה חיונית לתפעול השירות ותיקבע אך ורק בכפוף להסכמתך המפורשת באמצעות באנר העוגיות.

עוגיית מסלול הגעה (Marketing): עוגייה הרושמת דרך אילו ערוצים וקישורים הגעת לשירות (למשך תקופה של 90 יום), לצורך הבנה אילו ערוצים מביאים נרשמים. עוגייה זו אינה חיונית לתפעול השירות ותיקבע אך ורק בכפוף להסכמתך המפורשת באמצעות באנר העוגיות.

עוגיות אבחון (Diagnostic): משמשות לאיתור תקלות ולבדיקות פנימיות בלבד, ואינן פעילות בסביבת הייצור בשגרה.

הפלטפורמה אינה עושה שימוש בעוגיות צד-שלישי למטרות פרסום, אנליטיקה או מעקב אחר גולשים (כגון Google Analytics או Meta Pixel).

הבהרה: אתר השיווק coflow.social מהווה סביבה נפרדת מהפלטפורמה, ומשתמש בעוגייה פונקציונלית אחת בלבד, לשמירת בחירת השפה.

2.5 מידע הנוצר במהלך השימוש

מדדי מעורבות ונתוני עוקבים הנאספים מהחשבונות המחוברים; נתוני שימוש בסיסיים (מועד הרשמה, מועד התחברות אחרון, שם מותג, תוכנית וסטטוס תשלום, והפלטפורמות המנוהלות) הנגישים לצוות קופלו לצורכי תפעול ותמיכה; ונתוני יומן טכניים לצורכי אבטחה ואיתור תקלות.

3. עיבוד באמצעות בינה מלאכותית (AI)

חלק מתכונות הפלטפורמה מבוססות על מנועי בינה מלאכותית של צד שלישי — OpenAI ו-Anthropic (Claude). לצורך הפעלת תכונות היצירה, תוכן שאתה מזין (ובכלל זה חומרי מותג וטקסט עסקי שהוקלד) מועבר לספקים אלו לצורך יצירת התוצר המבוקש. רשומות אנשי קשר אינן מועברות דרך קבע לצורך תכונות אלו.

ספקי הבינה המלאכותית פועלים כמעבדי מידע מטעם קופלו ובכפוף להתחייבויות חוזיות. הפלטפורמה אינה מקבלת החלטות אוטומטיות בלבד בעלות אפקט משפטי או משמעותי דומה כלפיך. תוצרי הבינה המלאכותית הינם בגדר המלצה בלבד, והשימוש בהם באחריות המשתמש.

4. מטרות העיבוד והבסיס החוקי (Legal Basis)

אנו מעבדים את המידע האישי שלך למטרות הבאות, בהתבסס על העילות החוקיות של ה-GDPR:

5. שיתוף מידע עם צדדים שלישיים

איננו מוכרים את המידע האישי שלך. אנו משתפים מידע רק עם הגורמים הבאים ולצורך אספקת השירות. הרשימה הנוכחית של ספקי השירות (מעבדי המשנה) שלנו כוללת:

תשתית ואחסון: Netlify (אירוח והרצת תהליכים), Supabase (מסד נתונים, אחסון וניהול התחברות), Cloudflare R2 (אחסון מדיה בנפח גדול).

בינה מלאכותית: OpenAI, Anthropic (Claude).

תשלומים: Stripe (סליקה), Zoho Books (גישת קריאה לחשבוניות בצד הסוכנות).

דיוור ודוא"ל: Resend (משלוח הודעות מערכת ודיוור).

נתוני פלטפורמה ואינטגרציות: Meta/Instagram, Google, Wix, ManyChat, רב מסר, Apify (איסוף פוסטים ציבוריים לצורכי מחקר ומדדים).

ניטור ותשתית פיתוח: Sentry (ניטור שגיאות — מוגדר כך שלא יועבר אליו מידע אישי), GitHub (ניהול קוד המקור, ללא מידע לקוחות).

עם ספקים המחזיקים או מעבירים מידע אישי מתקיימים הסכמי עיבוד נתונים (DPA). ככל שלקוח מעניק לסוכנות גישה לחשבונו, הרי שהסוכנות פועלת כמעבד משנה מטעם הלקוח ובהוראתו, והלקוח הוא המעניק והמסיר גישה זו — כמפורט בתנאי השימוש ובהסכם עיבוד הנתונים.

6. העברות מידע בינלאומיות

קופלו מאוגדת בקפריסין (מדינה החברה באיחוד האירופי). ייתכן שמידע יועבר לעיבוד בין ישראל, האיחוד האירופי וספקי ענן הפועלים בארה"ב.

הנציבות האירופית (European Commission) קבעה כי מדינת ישראל מספקת רמת הגנה נאותה למידע אישי (Adequacy Decision). משמעות הדבר היא שניתן להעביר מידע מהאיחוד האירופי לישראל ללא צורך בהליכים משפטיים נוספים.

ביחס לספקים הפועלים מחוץ לאזור הכלכלי האירופי (כגון בארה"ב), ההעברה מתבצעת בהתאם למסגרות העברה מוכרות (כגון Data Privacy Framework) או באמצעות סעיפים חוזיים סטנדרטיים (Standard Contractual Clauses – SCC).

7. שמירת מידע (Data Retention)

אנו שומרים את המידע האישי שלך רק למשך הזמן הנדרש למטרות המפורטות במדיניות זו:

מידע תפעולי: יישמר כל עוד חשבונך פעיל או כנדרש לאספקת השירות.

מידע חשבונאי: חשבוניות ופרטי עסקאות יישמרו למשך 7 שנים כנדרש על פי דיני המס.

מידע שיווקי: יישמר עד לבקשתך להסרה מרשימת התפוצה (Unsubscribe).

יומני מערכת ותקלות: יישמרו לתקופה מוגבלת לצורכי אבטחה ותחזוקה.

בתום תקופות אלו, המידע יימחק או יעבור אנונימיזציה מלאה.

8. אבטחת מידע

אנו נוקטים אמצעים טכניים וארגוניים סבירים להגנה על המידע האישי, לרבות הצפנת מידע בהעברה, הגבלת הגישה לגורמים מורשים בלבד על בסיס הצורך לדעת ובהתאם למדיניות פנימית, והחלת חובות סודיות על בעלי הגישה. מערך ניטור השגיאות מוגדר כך שלא ייכללו בו פרטי מידע אישי (מזהי משתמש אנונימיים, ניקוי כתובות דוא"ל ואסימוני גישה, והשבתת הקלטת מושבים).

עם זאת, זכור/זכרי כי אף אמצעי אבטחה אינו מספק הגנה מוחלטת, והעברת נתונים באינטרנט אינה מאובטחת ב-100%.

9. זכויותיך (על פי ה-GDPR)

כנושא מידע (Data Subject), עומדות לרשותך הזכויות הבאות:

זכות הגישה — לבקש עותק מהמידע האישי שאנו מחזיקים אודותיך.

זכות לתיקון — לבקש לתקן מידע שגוי או לא מעודכן.

זכות למחיקה ("הזכות להישכח") — לבקש שנמחק את המידע שלך.

זכות להגבלת עיבוד ולהתנגדות — לרבות התנגדות לעיבוד למטרות שיווק ישיר.

זכות לניידות מידע — לקבל את המידע שלך בפורמט מובנה וקריא במכונה.

זכות למשיכת הסכמה — במקרים בהם העיבוד מתבסס על הסכמתך, מבלי לגרוע מחוקיות העיבוד שבוצע קודם לכן.

זכות להגשת תלונה — לרשות הפיקוח המוסמכת. הרשות הרלוונטית עבור קופלו היא נציבות הגנת המידע בקפריסין (Office of the Commissioner for Personal Data Protection, www.dataprotection.gov.cy).

מימוש הזכויות ייעשה בפנייה אלינו, ונשיב לפנייתך בתוך התקופה הקבועה בדין (ככלל, חודש), בכפוף להוראות הדין.

10. פרטיות קטינים

השירות מיועד לעסקים ולמשתמשים בני 18 ומעלה ואינו מכוון לקטינים. איננו אוספים ביודעין מידע אישי מקטינים מתחת לגיל 18.

11. שינויים במדיניות הפרטיות

אנו עשויים לעדכן מדיניות זו מעת לעת. במקרה של שינוי מהותי, נפרסם הודעה בולטת בשירות או נשלח הודעה בדוא"ל. המשך השימוש בשירות לאחר העדכון מהווה הסכמה למדיניות המעודכנת.

12. יצירת קשר

לשאלות אודות מדיניות פרטיות זו, או לצורך מימוש זכויותיך, אנא פנה/י אלינו:

שם החברה: SheBossIt (Cyprus) Ltd

דואר אלקטרוני: contact@shebossit.com

כתובת: Ifigenias 8, Livadia, Cyprus